Freelance – Event Manager (Hackathons Adopt AI)

About this role

Freelance – Event Manager (Hackathons Adopt AI)

• Type de contrat : Freelance

• Début : asap Octobre 2026

• Fin prévue (à titre indicatif) : Décembre 2026

• Lieu : Paris 9e

À propos d'Artefact Adopt AI

Chez Artefact Adopt AI, nous concevons et organisons des hackathons d'innovation sur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d'Adopt AI, le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.

Pour nous accompagner dans la communication et l'organisation de nos hackathons – avant, pendant et après Adopt AI, nous recherchons un(e) Assistant(e) Événementiel.

Les missions

Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité du superviseur événementielle, tes missions couvriront :

La Gestion & Production Événementielle de A à Z

Pré-événement :

• Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.

• Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).

• Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l’événement

Jour J (Pendant l'événement) :

• Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.

• Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.

• Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.

Post-événement :